Pasos para abrir y cerrar periodos contables en SAP
Las empresas que gestionan los periodos contables con SAP lo hacen con total flexibilidad, permitiendo ajustes, conciliaciones y la generación de informes financieros, con la máxima precisión y seguridad.
Es un sistema de gestión que asegura un control financiero integral, siempre adaptándose a las necesidades específicas de cada negocio. Incluso, cuenta con herramientas adicionales que permiten digitalizar las facturas de proveedores.
En este artículo exploramos cómo abrir y cerrar un periodo contable en SAP Business One. Además, analizamos los beneficios de utilizar este sistema de gestión empresarial para optimizar la contabilidad de tu empresa.
¿Qué es un periodo contable?
Un periodo contable es el intervalo de tiempo predefinido, no mayor de 12 meses, en el que se analizan y registran las operaciones financieras de una empresa. Este espacio temporal permite segmentar la información contable, con el objeto de:
- Facilitar los cierres mensuales, trimestrales o anuales.
- Cumplir con las obligaciones fiscales, en tiempo y forma.
- Preparar informes y análisis financieros.
- Identificar y corregir las discrepancias a tiempo, etc.
En SAP, cada periodo contable debe definirse mediante el establecimiento de una fecha de inicio y una fecha de cierre, según sea necesario. Esto garantiza que sólo se registren las transacciones correspondientes a un periodo determinado. También es posible definir periodos especiales.
Por lo tanto, antes de asentar todos los movimientos financieros (ingresos, gastos, pagos, cobros, etc.) de un lapso de tiempo, se debe tener, cómo mínimo, un periodo contable abierto. Al final del intervalo de tiempo, el periodo debe cerrarse y se abre la siguiente etapa.
¿Qué tipos de periodos contables existen?
Generalmente, el periodo contable de una compañía coincide con el año natural, comenzando el 1 de enero y cerrando el 31 de diciembre. Sin embargo, las empresas pueden establecer otras fechas para abrir y cerrar su periodo contable en SAP, según el objeto o tamaño del negocio, su ciclo financiero o la complejidad de sus operaciones.
Por ejemplo, las organizaciones que necesitan un seguimiento frecuente de sus transacciones y estados pueden definir periodos contables de un mes, mientras que una empresa con un ciclo de producción corto pueden definir un periodo de una semana. Mientras que, en el ámbito fiscal, el periodo contable siempre es de un año.
Teniendo en cuenta esto, los principales tipos de periodos contables son los siguientes:
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- periodos contables anuales (rango de 12 meses continuos).
- periodos contables mensuales.
- periodos contables trimestrales.
- periodos contables semanales.
En cualquier caso, conocer cómo abrir un periodo contable en SAP, es fundamental si deseas mantener la precisión y el control total de la gestión financiera.
Mejor herramienta de gestión de periodos contables SAP
SAP es una solución ERP dirigida a la gestión de pymes, que se ha consolidado como una de las herramientas más potentes para gestionar y automatizar la contabilidad de una organización.
- Este software de gestión financiera SAP permite a las empresas definir periodos contables, según sus necesidades específicas, crear, visualizar y editar asientos contables, anular asientos contables incorrectos, programar los procesos de apertura o cierre, gestionar múltiples periodos contables simultáneamente, etc.
Una de las características más destacadas del SAP Business One es su estructura modular. Lo que le otorga la flexibilidad necesaria para adaptarse a cada requerimiento de la empresa, mediante la adición de módulos de finanzas, compras y proveedores, CRM, inventario, producción, etc. Esto garantiza que todas las transacciones se registren en el periodo contable correcto.
Por ejemplo, el módulo de tesorería SAP B1 tiene la capacidad de optimizar la contabilización de extractos bancarios y automatizar la conciliación bancaria.
Beneficios de abrir periodos contables con SAP
A continuación explicamos las principales ventajas de abrir periodos contables en SAP Business One:
1. Gran control financiero y planificación
Con el sistema SAP, es posible mantener el control sobre la apertura, el cierre y el ajuste de los periodos, mediante el establecimiento de reglas de periodicidad. Esto ayuda a los equipos de contabilidad a tener una visión precisa de las operaciones en curso. Además, permite generar informes exactos, en tiempo real, y facilita la planificación financiera precisa.
2. Reducción de riesgos
Gracias a la automatización de los procesos contables en SAP, se logran minimizar los riesgos asociados con el manejo manual de los datos financieros (errores, duplicidad, modificación accidental, etc.). Además, permite definir qué usuarios pueden gestionar cada periodo de contabilización y asignarles las autorizaciones.
Al integrar todos los módulos dentro de una misma plataforma, el sistema garantiza que la información contable esté siempre actualizada. Esto reduce la posibilidad de errores humanos y garantiza la calidad de los datos.
3. Optimización del cierre contable
Una de las grandes ventajas de SAP es que facilita la transición entre el cierre de un periodo y la apertura del siguiente. Este sistema de gestión permite al usuario cerrar los libros contables de forma rápida y precisa, programar automáticamente el arrastre de saldo, hacer cierres parciales, conciliar las cuentas, etc.
4. Transparencia
Al abrir periodos contables con SAP, todos las operaciones son registradas automáticamente en dicho intervalo, pudiendo visualizarse la información en tiempo real. Esto permite a los líderes y contables tener una visión global del estado financiero de la empresa, identificar áreas de mejoras y tomar decisiones con datos precisos y actuales.
5. Cumplimiento normativo
SAP cuenta con herramientas y funcionalidades que permiten su adaptación a los requisitos normativos legales y fiscales en materia de contabilidad, tanto a nivel internacional como local. Por ejemplo:
- Con SAP se pueden definir reglas de validación de saldos para el proceso de cierre, en función de las normas legales vigentes, o las normativas internas de la empresa. Al ejecutarse la validación y obtener los resultados, SAP identifica los datos que infrinjan las reglas establecidas y hace el seguimiento a dicha información.
- Con SAP se pueden configurar reglas fiscales, con el objeto de que calcule automáticamente los impuestos y genere los informes correspondientes. Rápidamente y sin errores.
6. Fácil interacción con otros módulos
Como explicamos, SAP es un sistema modular que logra centralizar la gestión de las distintas áreas o procesos de negocio de una organización. Esto significa que las transacciones que se registren en cualquier departamento (compras, ventas, recursos humanos, etc.), se asientan automáticamente dentro del periodo contable correspondiente.
¿Cómo abrir periodos contables en SAP?
Para crear un nuevo periodo contable en SAP se deben seguir los siguientes pasos:
1. Accede a la gestión de periodos contables
En el menú principal de SAP, situarse en la pestaña “Módulos”:
Selecciona el módulo “Gestión” > “Inicialización sistema” > “periodos contables”. |
2. Crea un nuevo periodo
Al abrirse la ventana “periodos contables”, se observa el listado de todos los periodos que se hubieren registrado para la empresa. Seguidamente:
Pulsa el botón “periodo nuevo”, que se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana. Inmediatamente se abre otra ventana editable en la que se deben ingresar los datos del nuevo periodo que se está creando.
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3. Define las fechas
En el campo “fechas” se muestran por defecto las fechas de contabilización, de vencimiento y de documentos. Pero pueden editarse según los intervalos más convenientes.
Además, define los siguientes campos:
- Inicio del ejercicio. Fecha en la iniciará el periodo. Puede coincidir con el inicio de año natural o ser distinta.
- Ejercicio. Aquí se ingresa el año del periodo.
4. Asigna periodo abierto para transacciones
El campo “status del periodo” permite controlar qué tipo de operaciones pueden llevarse a cabo dentro de los periodos contables. Asigna el estatus “desbloqueado”, en el que se permite a cualquier usuario autorizado realizar documentos de cualquier transacción, como contabilizar las facturas y generar órdenes de compras.
5. Guardar cambios
Al finalizar, haz clic en “Crear”. Ahora, en la lista de periodos registrados (en la misma ventana “periodos contables” que ha permanecido abierta), puedes visualizar el intervalo o intervalos que has creado. Si seleccionaste “meses”, observarás los 12 periodos contables para el ejercicio respectivo.
¿Cómo cerrar un periodo contable en SAP?
El cierre del periodo puede realizarse de dos formas:
- Al fin de cada subperiodo y, adicionalmente, al finalizar el ejercicio (periodo anual principal).
- Únicamente el cierre del periodo principal, lo que cerrará todos los subperiodos respectivos.
En cualquier caso, antes de iniciar el proceso de cierre de un periodo contable en SAP, es aconsejable obtener previamente el estado de resultados del periodo a cerrar y hacer un respaldo de la base de datos. Después, los pasos son los siguientes:
1. Accede a la gestión de periodos contables
En el menú principal de SAP, pestaña “Módulos”.
Selecciona el módulo “Gestión” > “Inicialización sistema” > “periodos contables”. |
2. Selecciona cerrar
Para cerrar cualquier periodo o subperiodo, se debe modificar el “status” del periodo contable a “cierre del periodo”. Bajo el status “bloqueado” será imposible realizar el cierre. Por lo tanto:
Al abrirse la ventana “periodos contables”, visualizarás la lista de todos los periodos contables registrados en la organización.
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3. Cierra el periodo y guarda
Ahora, inicia el proceso de cierre:
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Se abrirá la ventana “cierre de periodo”, en donde:
Finalmente, haz clic en “Ejecutar”. |
¿Qué tener en cuenta para abrir o cerrar un periodo contable en SAP?
A continuación, se presentan algunos aspectos clave que deben considerarse al abrir y cerrar periodos contables en SAP.
A) Permisos
El usuario que se encargue de abrir, modificar o cerrar un periodo contable debe contar con los accesos necesarios al módulo de “Gestión” y a los apartados “periodos contables” y “Cierre de periodo”.
B) Revisiones
Antes del proceso de cierre, es necesario verificar que:
- No existan movimientos pendientes por realizar. Para esto, se ingresa a los módulos de Finanzas y Ventas y se confirma que no existan documentos abiertos y que los informes de balance y pérdidas/ganancias estén correctos.
- Las cuentas se encuentren activas o “válidas”.Esto se verifica ingresando en “Finanzas” > “Plan de cuentas.
- Se hayan habilitado previamente: la cuenta en la que recaerá el resultado (cuenta de arrastre) y la cuenta de cierre.
C) Cierre anual
En este caso, es necesario modificar el status a “cierre de periodo” de todos los subperiodos, desde enero hasta diciembre.
Como ves, abrir y cerrar las operaciones contables en SAP es la clave para redefinir la precisión de tu gestión financiera.
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