¿Cómo elegir la plataforma de Business Intelligence adecuada?
Los datos son el activo estratégico de mayor importancia en una organización. Un activo que no sólo debes proteger, también es preciso que conozcas cómo explotarlo. En el actual entorno digital, la cantidad de datos disponibles es impresionante, crecen a diario y pueden recopilarse de múltiples fuentes, de sistemas internos o externos a la empresa.
Sin embargo, para que este enorme volumen de datos pueda arrojar información útil y ayudarte a tomar las mejores decisiones corporativas, es necesario adoptar herramientas tecnológicas que permitan llevar a cabo un proceso de captación y análisis de los datos con el objetivo de alcanzar un entendimiento pleno de nuestro negocio; Las herramientas de Business Intelligence (BI) nos permitirán alcanzar ese objetivo.
En el post de hoy exploramos qué son, para qué sirven las herramientas de Business Intelligence para empresas. Además, te entregamos las claves para elegir la mejor plataforma de BI.
¿Qué es una plataforma de Business Intelligence?
Una plataforma de Business Intelligence es un sistema con un conjunto de herramientas y tecnologías que permiten a las empresas recopilar, limpiar, integrar, ordenar, analizar y visualizar los datos de negocios, desde un mismo lugar. ¿Qué datos? Por ejemplo, los datos de ventas, los de la cadena de suministro, los provenientes de la gestión de las relaciones con los clientes, del almacén, de las estrategias de marketing, etc.
La plataforma de Business Intelligence es más que un software para el análisis empresarial. Puede transformar grandes volúmenes de datos en información fácilmente procesable, mediante la presentación de gráficos, diagramas e informes.
Es un sistema realmente dinámico, que se integra en la estrategia e infraestructura de datos de cada empresa. El usuario cuenta con paneles de control personalizables que le permiten consultar y visualizar los datos desde múltiples dimensiones analíticas, con base a los criterios e indicadores clave que sean más relevantes para cada situación. Las herramientas BI también se presentan integradas en versiones del SAP Cloud
¿Para qué sirve un software de Business Intelligence?
Su principal objetivo es ofrecer a la Organización, el acceso inmediato y oportuno a los datos precisos, actualizados y organizados, para que se mantengan informados y puedan tomar decisiones rápidas, en el momento en el que lo necesite la empresa.
A) Entender nuestra cartera de clientes, productos y servicios.
Más venta no siempre se traduce en beneficio sobre todo cuando enfrentamos la venta a la carga administrativa de realizarla unido a la gestión del cliente (devoluciones, quejas, etcétera).
Lo mismo ocurre con los productos, eliminar un producto poco rentable de nuestro catálogo se puede convertir en pesadilla si lo compra nuestro mejor cliente. Las técnicas de análisis de datos nos permiten analizar los datos dentro de un contexto complejo y no de manera aislada.
B) Obtener nuevos clientes
Con las herramientas de Business Intelligence para empresas es posible comprender las preferencias y patrones de navegación de los clientes y posibles compradores, sus datos demográficos y el historial de compras. Esto permite identificar los segmentos de los mercados potenciales, con el fin de enfocar las campañas y presentar ofertas más personalizadas.
C) Gestionar el stock
Las herramientas de BI integradas a los sistemas de gestión de almacenes, o al ERP con módulos para la gestión de stock, permiten monitorear y optimizar los niveles de inventario, mediante el análisis de los históricos de ventas y devoluciones, tiempos de entrega, desempeño de proveedores, etc.
D) Planificación financiera
Una plataforma de BI puede centralizar datos financieros de diversas fuentes, procesarlos, analizarlos y generar informes y gráficas precisas sobre los riesgos, gastos, flujo de efectivo y rentabilidad.
¿Cómo elegir la mejor plataforma de Business Intelligence?
A continuación detallamos los pasos clave que deben llevarse a cabo en la implementación de un sistema de BI.
1. Definir KPIs
La primera fase en la selección de una plataforma de Business Intelligence es definir los KPIs o métricas específicas que se utilizarán para medir el éxito en cada objetivo estratégico. Esto garantiza que el sistema de BI proporcione información relevante.
Por supuesto, antes de definir los KPIs, es esencial identificar los objetivos empresariales clave, como aumentar los ingresos, mejorar la satisfacción del cliente, optimizar la eficiencia operativa, entre otros.
2. Analizar las soluciones tecnológicas actuales
Para elegir el mejor sistema de Business Intelligence para empresas se deben evaluar las distintas soluciones en el mercado, en función de las características del producto y los requerimientos de la empresa, como el tamaño o tipo de organización y los objetivos de crecimiento.
La opción más adecuada será la que se adapte a las necesidades comerciales particulares de cada negocio. Por ejemplo, actualmente existen soluciones de SAP Business One, un ERP avanzado diseñado para pymes, que cuenta con herramientas de Business Intelligence. Lo que significa que permite crear fácilmente un cuadro de mandos con los KPIs específicos para gestionar y mantener el control de proyectos y estrategias concretas.
3. Garantizar la integración de datos
El software de Business Intelligence debe tener la capacidad de integrarse con los sistemas actuales de la organización. Es lo que asegura el flujo de datos corporativos y la visión global de la información.
Por lo tanto, debe elegirse una herramienta de BI que se interconecte con las fuentes y bases de datos y demás aplicaciones utilizadas en la organización, como el ERP, el CRM, las herramientas de Microsoft (Word, Excel, OneDrive…), etc.
4. Consultor adecuado
Este es otro factor decisivo en la adopción del software de Business Intelligence. Seleccionar un consultor con experiencia en las tecnologías BI garantiza una implantación de la solución sin inconvenientes.
Además, es preciso seleccionar un consultor que tenga la capacidad para ofrecer un soporte continuo después de la implantación de la plataforma, para resolver problemas, ejecutar el mantenimiento informático y ajustar los cambios necesarios, en caso de que los requerimientos de la empresa se modifiquen.
5. Motivar a directores y empleados
No basta con elegir las mejores herramientas de Business Intelligence, es vital que su implementación sea apoyada por cada uno de los niveles de la organización, desde puestos de dirección hasta los empleados.
Para lograrlo, es fundamental motivarlos mediante una comunicación clara de los beneficios de la plataforma de BI, explicándoles cómo puede ayudarles a incrementar la eficiencia en su trabajo y a optimizar el proceso de toma de decisiones.
También es crucial capacitar a los equipos de trabajo sobre cómo usar las herramientas de Business Intelligence o cómo utilizar SAP B1, en caso de que se utilice una solución de gestión empresarial con BI.
6. Precio coherente
Invertir en la plataforma de Business Intelligence adecuada puede ser confuso, porque existen diversas alternativas y precios.
El precio también puede variar según la facilidad de personalización del software, las funcionalidades que presenta y las cualidades o servicios integrados. Lo importante es seleccionar un modelo que se alinee tanto con el presupuesto como con las necesidades de la empresa. Un consultor especializado puede guiar el proceso.
7. Facilidad y accesibilidad
La clave para que los usuarios utilicen de forma eficaz una herramienta de Business Intelligence para empresas es elegir una plataforma intuitiva y fácil de utilizar. Además, debe proporcionar la accesibilidad a los datos y a las herramientas de análisis que necesite el equipo de trabajo en cualquier momento y lugar, ya sea mediante interfaces web responsivas o App móviles.
4 Beneficios de las herramientas Business Intelligence
Algunos de los principales beneficios de adoptar un sistema de Inteligencia Empresarial son los siguientes:
1. Toma de decisiones mejorada
En un entorno cada vez más digital y saturado de datos, las herramientas de Business Intelligence para empresas ofrecen acceso en tiempo real a información precisa y relevante y a los análisis basados en métricas específicas. Lo que facilita a los líderes mejorar el proceso de toma de decisiones.
2. Incremento de la capacidad competitiva
El sistema Business Intelligence es un software que ofrece información clave sobre las tendencias del mercado y el comportamiento del cliente. Lo que permite a la empresa diferenciar su oferta y mantenerse en puestos de ventaja.
3. Mayor eficiencia operativa
Las herramientas de BI ofrecen una visión detallada de las operaciones de la organización. Lo que no solo ayuda a realizar rápidamente informes, también permite comparar de forma precisa los resultados de las operaciones, para identificar oportunidades o necesidades de mejora.
4. Escalabilidad
Una plataforma de BI puede adaptarse al crecimiento del volumen de datos, a una mayor cantidad de usuarios y a la integración de mayores fuentes de datos.
¿Cuáles son las herramientas de Business Intelligence más populares?
Estas son algunas de las plataformas de Business Intelligence para empresas más utilizadas:
- SAP Business One: La mejor opción ya que es la empresa pionera y líder en el sector.
- Qlik. Permite consolidar cientos de fuentes de datos. Su motor asociativo y el hecho de trabajar en memoria lo convierten en una gran opción.
- Microsoft Power BI. Admite múltiples fuentes de datos. Ideal para los usuarios con experiencia en las herramientas de Microsoft.
- Tableau. Ofrece funciones avanzadas de análisis
- Domo. Ofrece una gestión de datos bastante flexible y posee alta velocidad de carga.
- IBM Cognos Analytics. Gran capacidad para el trabajo colaborativo. Cuenta con un asistente impulsado por la IA.
- Oracle BI. Es sencilla de instalar y usar. Sus opciones de personalización son limitadas.
¿Cuánto cuesta una plataforma de Business Intelligence?
Como explicamos, el coste de implantar un sistema de Business Intelligence puede variar por múltiples factores. Sin embargo, de manera general, los principales componentes del precio son los siguientes:
Coste de la licencia
Las modalidades de uso de una licencia de BI se presentan principalmente en:
- Suscripción anual o mensual por usuarios (modalidad SaaS), que es la opción más económica. Sólo se paga a un proveedor por el servicio de hosting y por el uso de la plataforma de BI Cloud.
- Compra de licencias perpetuas, que implica un pago único al inicio, gastos de hardware, contratación de personal de TI y otros costes ocultos (actualizaciones, mantenimiento, soporte…). La tendencia de este tipo de licencias es desaparecer.
Coste de implementación
Incluye la integración de la plataforma de BI con los sistemas existentes en la empresa, la migración de datos, la personalización de las herramientas, etc. Es un coste que varía significativamente, dependiendo de la complejidad de la infraestructura tecnológica de la empresa.
Soporte
Existen diversos niveles en el servicio de soporte: soporte preventivo, asistencia básica para solucionar problemas, soporte premium con tiempos de respuesta garantizados las 24 horas del día, etc.
Formación
Los costes de capacitación pueden incluir cursos presenciales y formación online, y varían según la profundidad del programa y la cantidad de usuarios a formar.
Teniendo en cuenta que la herramienta BI debe facilitarnos el día a día en nuestro negocio, es interesante enfrentar el coste total de puesta en marcha de la herramienta contra el coste de no hacerlo. No se debe ignorar que no tener una herramienta de BI implica un coste (toma de decisiones erróneas, procesos de análisis tediosos y repetitivos, etcétera).
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