¿Cómo hacer el picking en SAP?
En la logística actual, altamente competitiva, la eficiencia en la preparación de pedidos es clave para optimizar los recursos de la empresa y mantener la satisfacción del cliente. Una de las principales soluciones consiste en la implementación de un sistema ERP, como SAP Business One, que permite automatizar el proceso de picking.
En este post te explicaremos con detalle cómo llevar a cabo el picking en SAP y cómo su potente módulo de gestión de inventario puede transformar por completo la forma en que gestionas tu almacén.
¿Qué es hacer picking en SAP?
Hacer picking en SAP Business One es gestionar de forma automática las solicitudes de pedidos del cliente para el debido envío de la mercancía, abarcando el procesamiento de la creación de las listas de picking, de la facturación de reservas, de las órdenes de fabricación y del traslado de inventario.
Características principales del picking en SAP
Para comprender mejor cómo hacer picking en SAP es necesario conocer algunas de las capacidades de esta solución de gestión empresarial para el control de inventario y procesamiento de pedidos.
A) Amplio conocimiento de las acciones que se realizan
Al utilizar SAP es posible mantener una visibilidad y control global de las operaciones del almacén. Permite comprobar la disponibilidad de los productos, hacer seguimiento de las ubicaciones y del movimiento del stock, registrar y consultar las entradas y salidas de mercancías, etc.
Por ejemplo, es posible:
- Llevar a cabo un recuento de inventario (parcial, periódico o periodificado), para detectar discrepancias entre el inventario real y el stock registrado en la base de datos.
- Supervisar el procesamiento de cada lista de picking, a través de diversos filtros.
- Hacer seguimiento de todos los traspasos.
Para mayor control de los procesos, es posible integrar SAP con otras herramientas de gestión de almacenes, como el software WMS.
B) Administración de preparación de envíos
SAP facilita la gestión integral de las entradas y salidas de las mercancías. Específicamente en la preparación de envíos, el sistema permite administrar desde la creación de listas de picking, con las cantidades y ubicaciones de cada artículo solicitado por el cliente, hasta la agrupación de pedidos del cliente y la generación de los documentos de entrega.
Por ejemplo, después de recibir la solicitud de uno de los clientes, el despachador crea el pedido. En caso de que la mercancía solicitada no se encuentre en stock, el sistema permite crear la orden de compra desde el propio pedido del cliente.
También es posible:
- Consolidar varios pedidos de cliente en un sólo pedido, o decidir liberar las listas para envíos parciales.
- Aplicar descuentos por volumen, por clientes o por pronto pago.
- Sincronizar el valor contable de los productos con los niveles de stock reales.
Es preciso destacar que SAP puede ejecutar automáticamente la verificación de la disponibilidad del stock antes de iniciar el picking.
C) Acceso a la información en tiempo real
Los operadores pueden visualizar la información en tiempo real sobre el inventario, la situación de los artículos, el ingreso y salida de mercancías, las fechas de caducidad, la transferencia de stock, la gestión de múltiples almacenes, etc.
Si hay algún problema con un pedido o si un producto no está disponible, el sistema puede notificar automáticamente al responsable para que se tomen las acciones necesarias, como el reaprovisionamiento del stock o la modificación del pedido.
¿Qué necesito para poder hacer picking con SAP?
Implementar el picking en SAP requiere dos elementos clave para garantizar un flujo de trabajo eficiente.
1. Disponer de instalaciones adecuadas
Es vital contar con un almacén organizado y equipado óptimamente para facilitar el desplazamiento de los operadores y reducir el tiempo de la preparación de pedidos. Básicamente, se debe disponer de:
- Racks de acuerdo a la cantidad y tipo de producto.
- Zonas diferenciadas, claramente identificadas.
- Sistema de etiquetado de productos, sea mediante el código de barras o a través de la tecnología RFID; para mayor eficiencia en el rastreo de la mercancía.
- Infraestructura tecnológica que permita el aprovechamiento del SAP tanto en el picking como en toda la gestión de inventario. Por ejemplo, redes inalámbricas, lectores de código de barras o RFID, dispositivos móviles para los operadores, etc.
2. Tener el módulo de SAP
Para realizar el picking en SAP Business One, es esencial contar con el módulo de gestión de inventarios SAP integrado al sistema. Este módulo es el que permite controlar las entradas y salidas de las mercancías y los traspasos, establecer niveles mínimos y máximos de stock y ejecutar una gestión multialmacén, entre otras funcionalidades.
Te recordamos que existen sistemas SAP Business One específicos para cada sector, por lo que se ajustan mejor a las particularidades y necesidades del almacén de cada organización. Por ejemplo, el SAP Fruit One es una solución de gestión empresarial desarrollada para el sector hortofrutícola.
Cómo se hace el picking en SAP: ubicaciones
En el caso de una empresa que, como mínimo, posea un almacén, el proceso de cómo hacer picking en SAP es el siguiente:
1. Creación de listas de picking
Durante la gestión de pedidos, las listas de picking en SAP ayudan a organizar y priorizar los artículos que deben seleccionarse para cada orden de venta o de fabricación. El sistema permite generar listas de manera automática o manual, dependiendo de la configuración del almacén y la complejidad de los pedidos.
¿Cómo se crea una lista de picking en SAP Business One? El módulo inventario posee un submódulo específico “pick and pack”, que facilita:
- Crear listas basadas en varios criterios filtro. En donde, se debe:
- Seleccionar el factor de agrupación de la lista (“documento” o “ningún criterio”).
- Indicar los valores que permitirán filtrar el pedido de venta, la factura, las órdenes, etc.
- Seleccionar el almacén o establecer un rango de almacenes, de acuerdo a la ubicación.
- Seleccionar los documentos que se agregarán a las listas de picking, haciendo clic en las casillas de verificación de las órdenes de venta, las órdenes de producción, las facturas de reserva, etc.
2. Gestión de artículos
Una vez creada la lista de picking en SAP, es esencial visualizarla y llevar a cabo la selección de artículos para el envío. Lo que puede realizarse de las siguientes maneras:
- Utilizar la lista de picking online. En este caso sólo debe abrirse la ventana de la lista de picking en el ordenador e ingresar las cantidades para cada artículo en la columna correspondiente. Después pulsar «crear” para emitir el documento de entrega.
- Imprimir la lista de picking y escribir el número de los artículos que se han seleccionado. En el ordenador también se debe abrir la lista de picking e ingresar las cantidades para cada artículo seleccionado en la columna respectiva.
SAP Business One ofrece diversas funcionalidades para la gestión de artículos durante el picking. Los productos pueden tener múltiples ubicaciones dentro de un mismo almacén, por lo que el sistema permite seleccionar los productos desde el lugar más cercano o conveniente. Además, el sistema puede agrupar artículos similares para reducir el tiempo de desplazamiento del operador.
Cada artículo está registrado en el sistema con detalles como el código de barras, el número de lote y el emplazamiento exacto dentro del almacén. Estas características permiten una identificación rápida y precisa, lo que reduce el riesgo de errores.
3. Operadores de stock
Para ejecutar el proceso de picking, el sistema SAP permite:
- Distribuir de manera inteligente las tareas de picking a cada operador, basándose en factores como la carga de trabajo de cada empleado o la ubicación de los productos. Los operadores pueden recibir las instrucciones mediante sus dispositivos móviles o terminales, para agilizar las tareas.
- Realizar un seguimiento en tiempo real de las actividades de los operadores. Esto incluye el registro de tiempos de ejecución, la identificación de cuellos de botella y la evaluación del rendimiento de cada operador. Esta información es crucial para optimizar el proceso y mejorar la eficiencia del almacén.
4. Efectuar picking y embalar
Los operadores, guiados por las listas generadas y las instrucciones en tiempo real, seleccionan los productos de las ubicaciones designadas. Para mayor precisión, ellos pueden escanear los productos seleccionados y compararlos con la lista de picking en tiempo real. Si se detecta algún error, el sistema emite una alerta para corregirlo.
A medida que los operadores seleccionan los artículos, el sistema actualiza automáticamente el inventario y ajusta las cantidades. El siguiente paso es trasladar los artículos seleccionados a la zona de picking y preparación de envíos. Allí se encargarán de embalar los productos.
En el packing, el sistema SAP también facilita la generación de etiquetas de envío, con los formatos y detalles necesarios, los documentos de entrega, las facturas y el albarán.
5. Informes de inventario
El último paso de cómo hacer picking en SAP consiste en generar los distintos informes que permitirán evaluar el rendimiento del almacén, identificar posibles áreas de mejora y mantener una gestión de stock eficaz y precisa.
Estos Informes son completamente personalizados, permitiendo a los líderes visualizar de manera global el proceso de preparación de pedidos. Entre la información que pueden proporcionar se encuentran:
- Datos sobre los artículos, sus precios y los números de lote.
- Los artículos inactivos desde una fecha en específica.
- La totalidad de las transacciones realizadas para cada producto.
- El recuento del inventario.
- Reportes para la auditoría de inventario, etc.
5 Beneficios de hacer picking con SAP
Estas son sólo algunas de las múltiples ventajas de implantar un módulo de inventario para el picking:
1. Ahorro de costes
Conocer cómo hacer picking en SAP permite que la automatización del proceso de preparación de pedidos tenga éxito. Esto minimiza los tiempos improductivos y evita errores en la selección de productos, por lo tanto, se reducen los gastos asociados a las devoluciones o el retraso de pedidos.
2. Minimización de errores humanos
Mediante el picking en SAP Business One se garantiza una mayor precisión en la selección de los productos en el almacén. Gracias a la automatización de procesos y a la integración de códigos de barras, o etiquetas RFID, con los lectores respectivos, se eliminan los errores asociados a la manipulación manual
3. Organización y seguimiento de envíos
SAP permite gestionar los pedidos en tiempo real, mejorando la trazabilidad de cada envío y evitando retrasos.
4. Organización del stock
El sistema SAP, mediante el módulo de gestión de inventario, lleva a cabo la actualización en tiempo real del stock. Lo que ayuda a garantizar los niveles óptimos de existencias y a maximizar el espacio del almacén.
5. Control de salidas
El sistema registra detalladamente cada movimiento de salida, mediante la lectura de códigos de barra de los productos que conforman el envío. Además, esta información de la salida de productos se sincroniza automáticamente con el inventario y la facturación.
En Artero Consultores te ayudamos a automatizar los procesos y optimizar el cumplimiento de pedidos. Contáctanos. Te asesoramos y seguimos en cada paso hacia la digitalización.
