Digitalización de empresas: Mejores ayudas y subvenciones

Nos encontramos en la era de la Inteligencia Artificial IA, donde la digitalización de las empresas ya no es opción, es la única forma de garantizar la supervivencia dentro del  mercado. Continuar dependiendo de procesos manuales sólo te conduce a la ralentización de tareas y proyectos, a la inconsistencia de los datos y a la insatisfacción del cliente. 

En este post te ofrecemos una visión global sobre cómo digitalizar una empresa, describimos qué errores se cometen usualmente y cómo evitarlos. Además, te mostramos las principales ayudas para la digitalización de pymes, microempresas y autónomos.

¿Qué es la digitalización de empresas?

De manera general, digitalizar una empresa es el proceso de integrar en cada área de negocio aquellos sistemas, dispositivos y herramientas tecnológicas que permitan gestionar, crear, almacenar y compartir información, facilitan la comunicación, optimizan procesos y posibilitan a la organización mantenerse actualizada  y competitiva en el actual mercado globalizado. 

Esta transformación digital puede variar de manera significativa para cada empresa, en función del sector en el que opera, de sus objetivos a corto y largo plazo, de su tamaño organizacional y de su madurez digital. Por ejemplo:

• Una pyme enfocada en su expansión puede centrarse en la gestión de la relación con el cliente y en la digitalización de procesos con SAP, abarcando áreas como contabilidad, finanzas, compras y ventas, inventario, recursos humanos, etc.
• Las entidades bancarias ya han dado el primer paso mediante la incorporación de la banca móvil. Por lo tanto, su digitalización está más enfocada en usar la IA para el análisis avanzado de datos, en adoptar la tecnología Blockchain para ofrecer mayor seguridad y en ingresar al metaverso para operar en el mundo virtual 

¿Cómo digitalizar una empresa?

A continuación detallamos los pasos básicos para la implantación de tecnología digital:

• • Paso 1. Estudiar los procesos de negocio para detectar:
    • Las tareas y operaciones que se llevan a cabo de manera manual o que implican el uso de papel. 
    • Los puntos críticos de cada proceso, en los que se congestiona el flujo de trabajo, ya que son usuales los errores o se generan grandes gastos..
    • Las áreas de mejora en las que se debe implementar tecnología digital para agilizar las tareas y maximizar la eficiencia.
  • Paso 2. Establecer los objetivos corporativos de la transformación digital. Estos objetivos deben ser alcanzables, atendiendo los puntos críticos previamente detectados. Por ejemplo, la automatización de procesos relevantes, como la entrada de datos o el cierre de la gestión contable.
  • Paso 3. Seleccionar las herramientas tecnológicas adecuadas, con base en las necesidades presentes y futuras de la organización. Por ejemplo, una pyme puede comenzar con:
    • La creación de una página web y la apertura de perfiles en las redes sociales más estratégicas. 
    • La digitalización documental.
    • La automatización de procesos y flujos de trabajo. 
    • El análisis de datos.
  • Paso 4. Garantizar la protección de la información, mediante la creación de protocolos de autoridad y la adopción de cifrado de datos y habilitación de permisos basados en roles.
  • Paso 5. Capacitar a los empleados, a través de programas de formación y la planificación de la actualización continua.

Errores de la digitalización de empresas

A continuación, exploramos los errores más usuales al digitalizar una empresa:

A) No establecer una estrategia

Sin un plan claro e integral, que contemple los objetivos de la digitalización, las fases de implementación de las tecnologías y la integración de cada sistema, la empresa puede desviar su enfoque en la transformación digital. 

Esto puede conducir a adquirir tecnologías inadecuadas o que superan las necesidades o capacidades reales de la organización. También puede generar procesos redundantes, altos costes operativos. Incluso puede disminuir la eficiencia de la organización.

B) No enfocarse en la ciberseguridad

La digitalización de empresas solo es fiable cuando existen detrás medidas y sistemas para proteger las redes, los equipos y la información sensible (datos personales de los clientes, planes de negocio, desarrollos de softwares, registros financieros, etc.). 

No considerar la ciberseguridad hace a la compañía cada día más vulnerable a los ataques cibernéticos, mediante malwares, phishing, suplantación de DNS, ataque DDoS, etc.

C) Olvidarse de los clientes

El proceso de digitalización también debe estar vinculado a las necesidades del cliente, creando valor para ellos a través de la optimización de procesos y servicios. 

D) No analizar datos

No incorporar las herramientas tecnológicas que permitan captar, almacenar y analizar estos datos significa perder la oportunidad de:

• Conocer las tendencias de venta, y los pronósticos de demanda.
• Estudiar las preferencias de clientes y de posibles compradores.
• Detectar las oportunidades de crecimiento.

E) No contar con la ayuda de los profesionales

La digitalización de empresas es un proceso complejo y con múltiples fases. Sin la debida ayuda profesional, la implementación de tecnología digital puede resultar costosa, lenta o ineficaz. 

¿Cómo prevenir errores en la digitalización de las empresas?

Todos estos errores pueden evitarse mediante las siguientes estrategias:

1. Implantar un software para la gestión integral

Uno de los pasos principales en la transformación digital implica la implementación de un sistema tipo ERP que permita centralizar y gestionar todas las operaciones diarias de la empresa y que incorpore herramientas de inteligencia empresarial. 

Por ejemplo, la plataforma SAP Business One, un ERP dirigido a pymes, que tiene la capacidad de:

• Captar, almacenar y analizar grandes volúmenes de datos.
• Automatizar procesos clave de la contabilidad, las ventas, la gestión de inventario, la relación con los clientes, etc. 
• Llevar a cabo análisis predictivos, para detectar tendencias y ofrecer pronósticos. 
• Digitalizar documentos y facturas.
• Simplificar la búsqueda de archivos electrónicos. 
• Diseñar flujos de trabajo, como el workflow de aprobación de documentos.

2. Ajustar los servicios a los requerimientos del cliente

Se deben implantar tecnologías digitales que permitan conocer las preferencias del cliente, para satisfacer sus necesidades y ofrecerle una experiencia superior.

• Por ejemplo, un sistema CRM resulta eficaz para gestionar y centralizar la información que se genera en la comunicación con cada cliente, independientemente del canal digital utilizado. Esto hace posible proporcionar una experiencia coherente y personalizada.

3. Facilitar la gestión 

En la digitalización de empresas es crucial adoptar tecnologías avanzadas que, además de agilizar los procesos, faciliten el trabajo colaborativo y la comunicación con empleados remotos, etc. Por ejemplo:

• Herramientas de colaboración online que permitan la asignación de tareas y la supervisión de proyectos. 
• Plataformas de mensajería instantánea y videoconferencias.

4. Elegir el partner tecnológico

Un equipo especializado en proyectos de implantación tecnológica apoya y guía a la empresa en los siguientes objetivos:

• Determinar las herramientas digitales prioritarias.
• Establecer las fases de desarrollo digital.
• Integrar la tecnología nueva con la existente en la compañía. 
• Capacitar a los equipos de trabajo. 

5. Facilitar la transición

Es necesario preparar a los empleados para que acepten y se adapten a las nuevas tecnologías y procesos que traiga consigo la digitalización. Esto implica:

• Comunicar de manera clara a los trabajadores los beneficios directos que les proporcionará el uso de herramientas digitales. 
• Involucrar a los empleados en el proceso, creando equipos multidisciplinarios para que aporten sugerencias sobre las áreas de mejora. 
• Mantener informamos a los trabajadores sobre el avance de la implantación.

Beneficios de la digitalización de empresas

Las ventajas de digitalizar una empresa son múltiples. Por ejemplo:

1. Adaptabilidad y permanencia

La digitalización prepara a las empresas para adaptarse al continuo y vertiginoso desarrollo de nuevas tecnologías de información y comunicación. 

2. Mayor capacidad competitiva

Las empresas digitalizadas pueden ofrecer servicios personalizados, interactuar con los clientes en tiempo real y solucionar sus necesidades rápidamente, diferenciándose así de la competencia.

3. Toma de decisiones basada en datos

Digitalizar una empresa permite analizar de manera avanzada los datos, para generar información valiosa y elevar el conocimiento sobre el mercado, el cliente y los procesos de la organización. Así es posible tomar decisiones de manera oportuna y acertada.

4. Oportunidades de negocio

Además de optimizar la eficiencia en diversas áreas (gestión de activos, documentos, datos, recursos, clientes, etc.), la digitalización fomenta la innovación y el desarrollo de nuevas capacidades, generando significativas oportunidades de negocio.

Subvenciones y ayudas para la digitalización de empresas

Con el objetivo de facilitar la digitalización, modernización y crecimiento de las pymes, microempresas y autónomos de España, es posible optar por la siguientes subvenciones:

A) Kit digital

Este programa se ha mantenido activo desde el año 2021 y actualmente entrega ayudas para la digitalización entre 3.000 euros y 29.000 euros, según el segmento al que pertenezca el solicitante:

Segmento	Número de empleados	Cuantía de la ayuda
I  – Pequeñas empresas	Entre 10 y 49	12.000 euros
II  – Microempresas	Entre 3 y 9	6.000 euros
III – Microempresa y autónomos	Entre 0 y 2	3.000 euros

• Esta ayuda es otorgada a la empresa solicitante mediante un bono digital. Después el beneficiario elige al agente digitalizador autorizado para contratar sus servicios.
• Si la empresa ya ha sido beneficiaria del Kit Digital en el segmento III con un importe de 2.000 euros, puede solicitar la ampliación de los 1.000 euros adicionales.  

¿Qué se puede contratar con el kit digital? 

Las soluciones de digitalización de empresas que pueden contratarse con esta ayuda son principalmente:

• Desarrollo y diseño de página web y gestión de contenidos.
• Creación de tiendas online y catálogo de productos.
• Adopción de la facturación electrónica.
• Posicionamiento SEO de páginas y tiendas en internet.
• Gestión de redes sociales de la empresa.
• Automatización tanto de procesos como de flujos de trabajo.
• Ciberseguridad.
• Adopción de herramientas digitales para la colaboración entre equipos de trabajo.
• Inteligencia empresarial y análisis de datos, etc.

Plazo para solicitar el kit digital

Las empresas y autónomos tienen hasta las 11:00 del 31/12/2024 para presentar la solicitud del Kit Digital en el segmento I, II, III y IV, a través de la plataforma oficial Acelera Pyme. El segmento V aún no ha sido convocado.

B) Kit Consulting

Es un bono que permite a las pymes contratar el servicio de asesoramiento para su transformación digital. El importe a recibir depende del tamaño de la organización:

 

Tamaño de la empresa	Ayuda
Entre 10 y 49 empleados	12.000 euros
Entre 50 y 99 empleados	18.000 euros
Entre 100 y 249 empleados	24.000 euros

• Plazo máximo para solicitar el Kit Consulting: 31/12/2024 hasta las 11:00.

C) Programa Generación Digital

Este plan ofrece la formación y mentorización que necesitan los equipos y jóvenes para gestionar y adaptarse a la digitalización de la empresa, a través de:

• Programa Generación Digital Pymes. Dirigido al personal directivo.
• Programa Generación Digital Agentes del Cambio. Dirigido a los jóvenes (máximo 35 años) que trabajan en pymes. 

Finalmente, debes tener en cuenta que digitalizar una empresa va más allá de implantar tecnología. Es preciso alinear la cultura empresarial con los nuevos procesos y formas de trabajo.  

Si necesitas una guía en el proceso de transformación, contáctanos. En Artero Consultores somos agente digitalizador. Además, te asesoramos y ayudamos en la solicitud del Kit Digital.