Evita sanciones con el fichaje digital obligatorio: Guía paso a paso
El fichaje digital obligatorio entra en vigor este 2025 y afecta a todas las empresas en España. Esta normativa busca garantizar el registro adecuado de la jornada laboral y evitar abusos en los horarios. En esta guía, te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir con la ley y evitar sanciones.
¿Qué es el fichaje digital obligatorio?
El fichaje digital obligatorio es un sistema que exige a las empresas registrar el inicio y fin de la jornada laboral de sus empleados. Este registro debe realizarse de forma precisa, respetando la normativa laboral vigente. La nueva ley, que entra en vigor en 2025, establece que el control manual o en papel ya no será válido.
El objetivo principal es garantizar la transparencia en la jornada laboral y evitar incumplimientos, como horas extra no remuneradas.
¿Cuándo entra en vigor esta nueva ley?
La fecha clave es enero de 2025. Desde entonces, todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deberán implementar sistemas de fichaje digital. No hacerlo puede derivar en multas significativas.
¿Qué sanciones se aplican por no cumplir la ley?
Las empresas que no cumplan con el fichaje digital obligatorio se enfrentarán a sanciones económicas. Según la normativa laboral, estas multas pueden oscilar entre:
- 750€ a 7.500€: Por infracciones leves.
- 7.501€ a 225.018€: Por infracciones graves o reiteradas.
Además, incumplir puede generar conflictos con los empleados y dañar la reputación de la empresa.
¿Cómo cumplir con la ley del fichaje digital obligatorio?
Cumplir con esta normativa requiere implementar sistemas que registren la jornada laboral de manera clara y veraz. Los métodos aceptados incluyen:
1. Apps de control horario
Aplicaciones móviles que permiten a los empleados fichar desde su dispositivo. Son ideales para empresas con equipos en remoto o con trabajadores móviles.
2. Sistemas de escritorio
Software instalado en ordenadores para fichar al iniciar o finalizar la jornada.
3. Webs de fichaje
Portales online donde los empleados pueden registrar su jornada desde cualquier dispositivo conectado a internet.
4. Máquinas RFIS o códigos QR
Dispositivos físicos que utilizan tarjetas, códigos QR o lectores de huellas para registrar la jornada. Son útiles en entornos industriales o fábricas.
Métodos no válidos según la ley de fichaje digital obligatorio
La nueva normativa establece que algunos métodos no son aceptables:
- Sistemas biométricos no autorizados: Por motivos de privacidad y cumplimiento del RGPD.
- Plantillas en papel o cartón: No cumplen con los estándares de trazabilidad exigidos.
Es importante evitar estos métodos para no exponerse a sanciones.
¿Existen excepciones en la ley de fichaje digital obligatorio?
Aunque la normativa aplica a la mayoría de empresas, pueden existir excepciones en sectores específicos o para ciertos modelos de trabajo. Por ejemplo, los autónomos o trabajadores con horarios flexibles pueden tener regulaciones particulares.
¿Es obligatorio fichar en las pausas laborales?
La ley exige registrar cualquier interrupción significativa de la jornada laboral, incluidas las pausas para comer. Sin embargo, no es necesario registrar descansos menores, como breves pausas para ir al baño.
Beneficios del fichaje digital obligatorio
Cumplir con esta normativa no solo evita sanciones, también aporta ventajas:
1. Incremento de la transparencia laboral
- Los empleados tienen claridad sobre las horas registradas y los datos laborales se gestionan de manera transparente.
- El sistema permite evitar malentendidos respecto a las horas extra o los tiempos de descanso, ya que todo queda registrado con precisión.
- Ayuda a reforzar la confianza entre empresa y trabajador, mostrando un compromiso con el cumplimiento de sus derechos.
2. Mejor control de la jornada laboral
- Ofrece a los responsables de recursos humanos una visión clara y centralizada del cumplimiento de horarios.
- Facilita el control de las ausencias, retrasos o interrupciones laborales sin necesidad de procesos manuales.
- Los informes automáticos generados por los sistemas digitales permiten analizar patrones y optimizar los turnos o las jornadas según las necesidades del negocio.
3. Cumplimiento normativo
- Cumplir con la normativa evita sanciones legales y posibles conflictos laborales.
- Los registros digitales se consideran pruebas legales en caso de auditorías o inspecciones laborales.
- Asegura que las prácticas laborales de la empresa estén alineadas con la legislación vigente, especialmente en aspectos como horas extra y descansos obligatorios.
Opciones para distintos modelos de trabajo
No todas las empresas operan de la misma forma, y los sistemas de fichaje deben adaptarse a sus necesidades. A continuación, analizamos las opciones más adecuadas para cada modelo de trabajo.
A) Trabajo presencial
- Métodos ideales: Máquinas RFID, códigos QR o lectores de tarjetas.
- Estas soluciones son prácticas en entornos donde los empleados trabajan físicamente en un lugar fijo, como oficinas, fábricas o tiendas.
- Permiten un control preciso y rápido en la entrada y salida del lugar de trabajo.
- Ejemplo: En una planta industrial, los empleados pueden fichar al inicio y al final de su turno mediante una tarjeta RFID que registra su horario automáticamente.
B) Trabajo híbrido
- Métodos ideales: Aplicaciones móviles combinadas con sistemas físicos.
- Este modelo requiere flexibilidad para registrar jornadas tanto en la oficina como desde casa.
- Las apps permiten a los empleados fichar desde sus dispositivos cuando trabajan en remoto, mientras que los dispositivos físicos se usan en el lugar de trabajo.
- Por ejemplo, si un empleado que pasa tres días en la oficina y dos días trabajando desde casa puede registrar su jornada sin inconvenientes, utilizando diferentes métodos según su ubicación.
C) Trabajo remoto
- Métodos ideales: Aplicaciones móviles o plataformas web.
- En equipos completamente remotos, las soluciones digitales garantizan que los empleados puedan fichar desde cualquier lugar con conexión a internet.
- Las plataformas web permiten supervisar los horarios de toda la plantilla sin importar su ubicación geográfica.
- Por ejemplo, si una empresa con empleados en distintas ciudades puede centralizar el registro horario en una app, manteniendo el control de las jornadas de forma eficiente.
La solución de fichaje digital de Artero Consultores
Desde Artero Consultores, queremos ayudar a las empresas a cumplir esta normativa con nuestras soluciones de fichaje digital. La herramienta con la que trabajamos es capaz de adaptarse a todo tipo de negocios.
Las funciones principales de nuestra solución son:
- Cumplir con la normativa sin complicaciones.
- Gestionar el control horario de manera sencilla.
- Fichajes en tiempo real.
- Ajustes personalizados.
- Geolocalización para todo tipo de trabajo en remoto.
- Segmentación de fichajes por departamentos/proyectos.
- Gestionar vacaciones de forma eficiente.
- Planificador de ausencias.
- Aprobación de solicitudes (permisos, vacaciones, etc).
- Bolsa de horas extraordinarias .
- Facilitar diversas formas de registro.
- Navegador web, aplicación móvil, etiquetas NFC o máquinas de fichaje.
- Generar informes detallados.
- Integrarse con SAP y otras herramientas.
El fichaje digital obligatorio es más que una exigencia legal. Es una oportunidad para mejorar la gestión interna y garantizar el cumplimiento normativo. Adaptarse a esta ley es clave para evitar sanciones y fortalecer la relación con tus empleados.
¿Tienes dudas o necesitas implementar un sistema de fichaje digital? Contáctanos en Artero Consultores. Estamos aquí para ayudarte.
Caso de éxito de fichaje digital obligatorio
Una empresa que solicitó nuestra ayuda, partía de un sistema de fichajes en papel, que no daba respuesta a las necesidades actuales.
Buscaban un fichador de equipo digitalizado que les permitiese poder sacar los costes por hora de las obras y los proyectos que realizaban. Además, la herramienta debía servir también para poder registrar los horarios de los trabajadores según la ley.
El equipo de Artero Sistemas analizó en profundidad las necesidades, proponiendo y poniendo en marcha la instalación de un control de fichajes digital que además permitía la geolocalización por GPS para conocer así los costes de cada operario según el proyecto en el que estaban trabajando. La solución también dio respuesta a la necesidad de tener registrada, según la Ley, los fichajes de cada trabajador.
