¿Qué es Microsoft Office 365 y para que sirve?
En la era digital, la productividad es un aspecto fundamental para el éxito en cualquier ámbito de la vida, ya sea en el trabajo, los estudios o incluso en la gestión personal. Y cuando hablamos de productividad, Microsoft 365 destaca como una de las suites de aplicaciones más completas y eficientes disponibles en el mercado.
En este artículo exploraremos las características y beneficios de esta herramienta, así como las herramientas indispensables que nos ayudarán a potenciar nuestra productividad a niveles extraordinarios.
¿Qué es Microsoft 365?
Es una herramienta que nos permite crear y compartir documentos en sus distintas aplicaciones: Word, Excel, OneNote y PowerPoint, y todo ello en tiempo real.
Por otro lado, también incluye OneDrive, una herramienta perteneciente con la que, siempre que tengas acceso a internet, podrás acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo.
No obstante, esta herramienta cuenta con opciones adicionales como:
- Acceso al correo electrónico
- Mensajería instantánea (Teams)
- Compartir pantallas y realizar videoconferencias
- Almacenamiento en la nube
- Calendarios en tiempo real
En definitiva, se trata de un pack de herramientas que nos permiten trabajar de forma cómoda, práctica y eficiente. Además, al poder compartir documentos, es la opción óptima para las empresas. Gracias a Microsoft 365, varias personas pueden editar los documentos al momento, especialmente útil tras el auge del teletrabajo. Evitando, así, grandes flujos de correos con modificaciones.
Diferencias entre Office y Microsoft 365
Microsoft 365 incluye el sistema operativo Windows 10 y todas las aplicaciones de Office 365. Así como otros servicios como OneDrive y Teams.
Por su parte, Office 365 es una suscripción con las aplicaciones, solamente, de Office como Word, Excel, PowePoint, etc.
Por lo tanto, Office 365 se convertiría en una pequeña parte de lo que es Microsoft 365. Desde nuestra consultoría empresarial recomendamos la instalación de Microsoft 365 puesto que las ventajas son muy evidentes respecto a Office. ¿Quieres conocerlas?
Ventajas de utilizar Microsoft Office 365
Microsoft 365 ofrece numerosas ventajas para las empresas, lo que explica su popularidad en el entorno empresarial. Estas son algunas de las ventajas más destacadas que Microsoft 365 puede brindar a tu empresa:
1. Flexibilidad y accesibilidad
Microsft 365 se basa en la nube, lo que significa que puedes acceder a tus documentos, correos electrónicos y aplicaciones desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto facilita el trabajo remoto, la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente y la posibilidad de estar siempre conectado a tus herramientas de trabajo.
2. Espacio de almacenamiento en la nube
Disponemos de 1Tb de espacio en la nube para guardar todos nuestros documentos y tenerlos siempre accesibles.
3. Actualizaciones automáticas
Con Microsoft 365, no tendrás que preocuparte por instalar las últimas actualizaciones y parches de seguridad, ya que se realizan de manera automática. Esto garantiza que siempre estés utilizando la versión más actualizada de las aplicaciones, lo que incluye nuevas características y mejoras de rendimiento y seguridad.
4. Colaboración en tiempo real
Microsoft 365 fomenta la colaboración entre equipos al permitir el trabajo simultáneo en documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Varios usuarios pueden editar un archivo al mismo tiempo y ver los cambios en tiempo real, lo que agiliza los procesos de revisión y aprobación y mejora la eficiencia en el trabajo en equipo.
5. Comunicación y productividad
Microsoft 365 incluye herramientas de comunicación como Microsoft Teams, que permite realizar videollamadas, chats y compartir archivos de manera integrada. Esto facilita la comunicación interna y externa en la empresa, agiliza la toma de decisiones y mejora la productividad al evitar la necesidad de utilizar múltiples aplicaciones para diferentes tareas.
6. Seguridad y cumplimiento normativo
Microsoft 365 ofrece medidas de seguridad avanzadas para proteger tus datos, como cifrado de datos, autenticación multifactor y protección contra amenazas de seguridad. Además, cumple con regulaciones y normativas internacionales de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), lo que proporciona tranquilidad en términos de cumplimiento legal y protección de la información sensible.
7. Escalabilidad y costos reducido
Microsoft 365 se adapta a las necesidades de cualquier empresa, ya que puedes agregar o eliminar usuarios fácilmente según sea necesario. Además, te permite pagar por suscripción mensual o anual, evitando costos iniciales elevados. Esto resulta especialmente beneficioso para las empresas en crecimiento o con necesidades cambiantes, ya que te permite ajustar el plan según los requerimientos de cada empresa.
