Razones por las que renovar los equipos informáticos de una empresa

¿Te has encontrado en alguna de estas situaciones? Ordenadores lentos que se congelan y ponen en riesgo la integridad de un proyecto en ejecución; equipos que tardan en encender o se reinician automáticamente; o reuniones virtuales que terminan abruptamente por una deficiente calidad de audio o vídeo. Si es así, es posible que tu negocio necesite actualizar los equipos. 

En este post explicamos las principales razones por las que se debe renovar los equipos informáticos para empresas. Además, exploramos cuáles son las señales que no debes ignorar.

¿Qué son los equipos informáticos de una empresa?

Cuando hablamos de equipos informáticos nos referimos a todo dispositivo físico (hardware) que, en conjunto con el software, permite la gestión y procesamiento eficiente de la información, hace posible la ejecución y automatización de procesos y/o facilita la conectividad o la comunicación tanto dentro de la infraestructura tecnológica de una empresa como con actores externos.

Estas máquinas o dispositivos constituyen el motor de las organizaciones. Por lo tanto, resulta esencial llevar a cabo su mantenimiento a través de un servicio especializado de microinformática para empresas, así como reconocer cuándo realizar la renovación de los equipos obsoletos.

Tipos de equipos informáticos de una empresa

De acuerdo a su funcionamiento, los equipos informáticos para empresas pueden clasificarse de la siguiente manera:

• Equipos para la gestión de información, como los ordenadores de sobremesa, los portátiles y los servidores.
• Equipos periféricos. Son los que complementan o extienden las capacidades de los ordenadores, como los teclados, impresoras, ratones, pantallas, escáneres, plotters, unidades de almacenamiento externo, etc.
• Equipos portátiles, como las tablets. 
• Equipos de red, como:
  • Los enrutadores, que permiten la interconectividad de los diversos dispositivos físicos dentro de la organización y posibilitan la conexión de la red interna con internet. 
  • Los firewalls de hardware, que garantizan la seguridad de los paquetes de datos que entran o salen de la red corporativa. 
  • Los switches, para conectar diversos tramos de una misma red.
• Equipos de respaldo energético, como los UPS, que también protegen a los dispositivos contra las sobrecargas de energía.
• Equipos para la comunicación empresarial, como los teléfonos VoIP y los móviles, los dispositivos de videoconferencia o las soluciones avanzadas de telepresencia.

¿Por qué renovar los equipos informáticos de una empresa? 

Veamos las principales razones por las que se deben renovar los equipos informáticos para empresas. 

1. Mejorar la productividad

Cualquier equipo informático obsoleto se vuelve lento y presenta un mayor riesgo de fallas. Lo que se traduce en retrasos de las tareas, en frustración de los empleados, en tiempos de inactividad y en la posible pérdida de miles de euros.

Por ejemplo:

• Imagina que un equipo informático del departamento de contabilidad de tu empresa, que almacena y procesa información financiera sensible, presenta fallas en los discos duros. Esto puede resultar en una importante pérdida de datos y en largas horas de inactividad, mientras se tratan de recuperar los archivos.  

Cuando una empresa invierte en la renovación del hardware, está adquiriendo equipos con mayores capacidades de memoria, con mejores procesadores… con tecnología más avanzada y compatible con los softwares actualizados.  De esta manera, cada tarea diaria puede completarse de manera eficiente y se optimizan los workflows. Incluso, se abren puertas a nuevas oportunidades.

2. Seguridad y cumplimiento normativo

Para toda empresa resulta crucial y obligatoria la seguridad de la información. Sin embargo, esta seguridad se ve comprometida si se continúa trabajando con equipos informáticos obsoletos.

Debido al progreso tecnológico, un dispositivo informático se puede volver obsoleto rápidamente, cuando cesa su comercialización o cuando los desarrolladores dejan de lanzar al mercado las actualizaciones de su software. Lo que hoy consideramos el mayor desarrollo, dentro de 2, 3 ó 5 años puede carecer del rendimiento necesario para ejecutar nuevas aplicaciones, dejando brechas de seguridad.

• Esta vulnerabilidad facilita el acceso no autorizado a los datos sensibles de la empresa (registros de clientes y empleados, correos electrónicos, contraseñas y usuarios, etc.). Además, como los equipos se vuelven incompatibles con las medidas de seguridad informática actuales, también se incrementa el riesgo de ataques cibernéticos, como las infecciones por malware.

Renovar los equipos informáticos para empresas permite implementar las últimas soluciones de ciberseguridad, como el cifrado de datos AES-256. Esto asegura el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos RGPD en Europa y, en consecuencia, ayuda a evitar las sanciones legales.

3. Reducción de coste a largo plazo

Aunque, a simple vista, renovar los equipos informáticos para empresas pueda parecer un gasto significativo, realmente es una decisión que permite reducir a largo plazo los gastos por mantenimiento y reparaciones. 

• Mientras el dispositivo tecnológico es más antiguo, también es más propenso a fallar y requiere mayor mantenimiento. Por lo tanto, al renovarlo se evitan los gastos excesivos debido a las reparaciones y a los reemplazos frecuentes de piezas.

Por otro lado, usualmente los equipos nuevos están diseñados para ser más eficientes energéticamente. Esto también ayuda a reducir los costes operativos asociados al consumo de energía. Además, la nueva tecnología siempre permite elevar la capacidad competitiva de la empresa, lo que se traduce en mayores oportunidades de negocio.

Problemas comunes por los que renovar los equipos informáticos de una empresa

Para proceder a renovar los equipos informáticos para empresas es indispensable saber identificar los siguientes signos:

A) Equipos lentos

Si un equipo presenta dificultades para ejecutar tareas con la rapidez que requiere la organización, o tarda más de 3 minutos en encender, o se congela varias veces al día y su reinicio debe forzarse cada vez, posiblemente:

• La capacidad de procesamiento del equipo informático ha disminuido, o se ha vuelto insuficiente para los flujos de trabajo actuales de la empresa.

Esta lentitud de los equipos puede evidenciarse tanto al realizar acciones cotidianas, como navegar en la web o cargar alguna aplicación básica, como al ejecutar un procesamiento intensivo de grandes volúmenes de datos o simulaciones.

Por supuesto, siempre es importante contar con la asesoría de profesionales en el mantenimiento informático para empresas. Además de ofrecer un diagnóstico preciso, puede ayudarte a analizar y comparar los costes tanto de la reparación como de adquisición. 

B) Numerosas reparaciones

Si los problemas de conectividad, los bloqueos del sistema o la baja calidad de las llamadas se vuelven frecuentes, y las reparaciones constantes no solucionan definitivamente las fallas de los equipos, se debe considerar su renovación. 

La persistencia de todos estos problemas puede tener el origen en la obsolescencia del hardware, en la incompatibilidad del equipo con los softwares actualizados o en el mero desgaste físico de los componentes. 

C) Problemas de seguridad

Si los equipos presentan incapacidad para ejecutar los softwares de seguridad actualizados (antivirus o firewalls), o la empresa debe combatir con frecuencia los ataques de ransomware u otro malware, o no es posible actualizar las versiones del sistema operativo, quizás sea el momento de actualizar el hardware.

D) Incompatibilidad de software

A medida que una empresa adopta nueva tecnología y softwares, los equipos informáticos antiguos pueden tener dificultades para soportar estos programas. Si el software clave para la gestión del negocio no se ejecuta correctamente en los equipos, puede ser una señal de que el hardware está desactualizado.

• Por ejemplo, ordenadores obsoletos suelen tener limitaciones en cuanto a capacidad de procesamiento, memoria RAM o tarjetas gráficas, lo que impide la instalación local o la ejecución adecuada de una herramienta avanzada de análisis de datos.

E) Problemas de capacidad de almacenamiento

La transformación digital de las empresas ha generado un incremento significativo en el volumen de datos que una organización debe almacenar y analizar. Como resultado, puede superarse rápidamente la capacidad de los equipos con discos duros limitados o de las soluciones de almacenamiento obsoletas.

Si una aplicación comienza a emitir alertas al usuario sobre la baja capacidad de almacenamiento disponible, o especifica que no pueden guardar los cambios realizados por falta de espacio en la unidad de almacenamiento, es crucial considerar la renovación de los equipos.

¿Cuándo renovar los equipos informáticos de mi empresa?

La vida útil de los equipos informáticos para empresas puede variar en función de la calidad, la frecuencia de uso, el mantenimiento recibido y las condiciones operativas. De manera general, los equipos informáticos de oficina pueden tener la siguiente esperanza de vida: 

• Ordenador portátil –  3 a 5 años.
• Ordenador de escritorio – 3 a 8 años.
• Dispositivos móviles – 2 a 5 años.
• Servidores – 3 a 5 años.
• Impresora y fax –  3 a 10 años.
• Sistema telefónico – 6 a 8 años.
• Router – 3 a 5 años.
• Switch – 5 a 10 años.

Sin embargo, se debe considerar que la tecnología de los equipos puede quedar obsoleta antes de que fallen por antigüedad. Lo que significa que no podrán satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento. Por esto, evaluar regularmente el estado de los equipos y su impacto en la productividad es clave para tomar la mejor decisión.

Lo más recomendable es contar con un servicio de soporte técnico informático que, además de la asistencia, el mantenimiento y la reparación de averías, guíe a la empresa en la gestión del cambio de equipos tecnológicos. 

Ayudas para renovar los equipos informáticos de una empresa

A continuación presentamos dos ayudas que permiten a las empresas adquirir o modernizar sus dispositivos informáticos:

Kit Digital

Los autónomos y las microempresas (hasta 2 empleados) tienen hasta el 31/octubre/2025 para solicitar el bono de kit Digital de 3.000 euros: 

• 2.000 euros para la web o e-commerce.
• 1.000 euros para adquirir un ordenador.

Las empresas que ya hayan solicitado o consumido el bono de Kit Digital de 2.000 euros, pueden solicitar la ampliación de los 1.000 euros. Si tienes alguna duda, escríbenos y te ayudamos en la petición.

Ayudas a las empresas industriales de Madrid

La Comunidad de Madrid cuenta con una línea de subvención parcial dirigida a la modernización de las sociedades mercantiles, que tengan una plantilla entre 50 y 1.000 empleados y se dediquen a la explotación del ganado ovino, caprino, porcino, o a la acuicultura. 

• Entre los gastos subvencionables se encuentra el hardware y el software que sea necesario para el negocio. 

¿Cómo elegir el mejor equipo informático para una empresa?

Primero, se deben evaluar las necesidades actuales y futuras de la organización. Es importante considerar la escalabilidad del hardware seleccionado, de modo que pueda adaptarse al crecimiento de la organización e integrarse con nuevas tecnologías. 

También es recomendable optar por equipos con garantías extendidas y con acceso a un servicio de soporte técnico fiable, que facilite la transición y la adaptación de la empresa. Esto también puede mitigar costes adicionales (mantenimiento, actualizaciones, capacitación, etc.).

Finalmente, para elegir y renovar los equipos informáticos para empresas se debe tener en cuenta la eficiencia energética del hardware, así como verificar que sea compatible con los softwares actuales de la compañía o con los que planea implementar.

 

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