Los sistemas de gestión de almacén (SGA) en SAP Business One

El objetivo del presente artículo es diferenciar los distintos enfoques que existen en el mercado de SAP a la hora de seleccionar e implantar un sistema de gestión de almacén en SAP Business One. A lo largo del artículo, resaltaremos las ventajas y desventajas que ofrecen las distintas posibilidades que existen.

Para poder entender debidamente el alcance del artículo, es importante resaltar que en el mercado del software existen distintos enfoques de productos y de empresas. Existen empresas que trabajan con productos paquetizados, o lo que es lo mismo, un software que tiene una funcionalidad predeterminada que es mantenido de forma centralizada y su funcionalidad es igual para todos sus usuarios o clientes. Con un enfoque opuesto, existen otras empresas que trabajan con soluciones a medida, es decir, ofreciendo los trabajos necesarios para poder dar respuesta al conjunto de necesidades que expone un cliente. La selección de una u otra tipología de empresa / producto puede llegar a ser muy compleja porque influyen multitud de variables que deben ser tenidas en cuenta si se quieren minimizar los riesgos durante un proceso de selección de una solución en concreto.

Algo similar ocurre en el mercado de sistemas de gestión de almacén (SGA) en SAP Business One. Si partimos de la base que una empresa que busca un sistema de gestión de almacén no quiere trabajar con soluciones externas y/o bases de datos intermedias que entorpezcan el correcto funcionamiento de la empresa y pongan en peligro la fiabilidad del dato que ofrece SAP Business One mediante su implantación, en el canal de SAP existen dos tipos de soluciones totalmente integradas con SAP; unas soluciones paquetizadas y unas soluciones a medida.

Las soluciones paquetizadas de sistemas de gestión de almacén, son soluciones desarrolladas por partners del canal de SAP B1 que pueden ser distribuidas por el propio partner que realizó en su día el desarrollo o por terceros que han llegado a un acuerdo con el propietario del código fuente para distribuir el producto entre sus clientes.

Por el contrario, existen empresas dentro del canal de SAP Business One que ofrecen soluciones a medida que dan respuesta a los procedimientos de gestión de almacén más exigentes. Es el caso de nuestra empresa, ARTERO CONSULTORES, que realizamos proyectos a medida del cliente basándonos en un análisis de los flujos de las materias primas, semielaborados y productos terminados, y que damos respuesta a la mayoría de los requerimientos que nuestros clientes nos trasladan.

Esto no quiere decir que una solución a medida sea mejor que una paquetizada, ni todo lo contrario. Cada empresa tiene unos procedimientos de trabajos distintos, una política de sistemas diferente y un equipo de trabajo capaz de absorber un enfoque u otro. Es la empresa la que debe tomar la decisión de utilizar una tipología de producto u otro antes de empezar con el proceso de selección de la empresa proveedora o del producto a implantar.

A continuación se exponen las ventajas y desventajas de unas soluciones u otras.

Coste de Implantación.

En la mayoría de los casos, el uso de soluciones paquetizadas supone una inversión menor para la empresa, debido a que la empresa paga un determinado importe por un producto que ya está desarrollado y que tras ser instalado y configurado, está disponible para su uso.
Licenciamiento. Sin embargo, la diferencia que existe entre el coste de implantación de una solución paquetizada con respecto a la realizada a medida puede verse disminuido al tener el cliente que adquirir una determinada cantidad de licencias para el uso de la solución paquetizada que en el caso de las soluciones a medida no suelen tener.

Formas de Pago

Las soluciones paquetizadas suelen tener un riego adicional intrínseco a la naturaleza del producto, en definitiva, suelen requerir del pago anticipado de las licencias y/o del producto. Algunas de las soluciones obligan a pagar la totalidad de las licencias y/o del coste del producto a la aceptación del presupuesto, con lo que el riesgo para la empresa aumenta de forma exponencial. Por el contrario, en el caso de soluciones a medida, la forma de pago puede ser negociada o con el proveedor e incluso condicionada, ya que el importe suele ser repartido durante los meses de duración del proyecto permitiendo a la empresa ir ajustando el grado de avance del proyecto con los pagos realizados y garantizarse el buen éxito del proyecto.
Coste de mantenimiento. En las soluciones paquetizadas, al tener la empresa que adquirir licencias de uso, el mantenimiento de la solución suele ser más cara, obligando al cliente a pagar una cuantía anual para poder ir teniendo acceso a las actualizaciones del producto y no perder el ritmo evolutivo que la herramienta ofrece. En el caso de las soluciones a medida este coste es casi inexistente, ya que una vez finalizado el proyecto y unido a la disposición del código fuente por parte del cliente, el mantenimiento puede ser prestado por el propio departamento de sistemas de la empresa y solo requerir la participación del implantador para trabajos evolutivos que se deseen abordar.

Tiempo de Implantación

Obviamente, y por el tiempo de dedicación necesario, el tiempo de implantación de una solución paquetizada es muy inferior al tiempo necesario para el diseño e implementación de una solución de gestión de almacén a medida.
Funcionalidad y adecuación. En el canal de SAP Business One, la funcionalidad disponible de las soluciones paquetizadas que existen en el mercado es muy inferior al alcance que se puede tener con una solución a medida. Las soluciones paquetizadas ciñen su funcionalidad a las transacciones disponibles en SAP Business One, evitando realizar cualquier procedimiento no definido perfectamente en SAP Business One. Sin embargo, las soluciones a medida de SAP Business One ofrecen una funcionalidad muy superior a lo que ofrece una solución paquetizada, ya que permiten mediante el uso de herramientas de SAP, dar respuesta a la totalidad de los requerimientos que la empresa tiene pudiendo ser ajustado a la forma de trabajar de cada organización.
Rapidez y agilidad. La mayor parte de los procesos logísticos suelen requerir de herramientas ágiles e intuitivas que permitan a los operarios realizar su trabajo repetitivo de forma rápida y ágil. Sin embargo, cada empresa necesita la rapidez y la agilidad en distintos puntos de su proceso logístico. Por ejemplo, una empresa de venta de repuestos de automóvil que tiene a diez operarios en el almacén trabajando a tres turnos necesita mucha rapidez en la preparación de pedidos y necesita un sistema de reposición ágil. Sin embargo, en el caso de un almacén de una fábrica de productos alimentarios, donde se debe agilizar el proceso de recepción de materias primas, simplificar su vinculación con la orden de fabricación y dotar de rapidez al proceso de expedición de los pallets del producto terminado. Por este motivo, la mayoría de las soluciones paquetizadas trabajan de una forma ordenada pero estándar y no se permite una personalización que dote a la empresa de la agilidad necesitada en cada uno de sus puntos críticos del proceso logístico.

Usabilidad / Procedimientos de Trabajo.

El uso de herramientas paquetizadas de gestión de almacén obliga a las empresas a modificar su forma de trabajar para ajustarse a la secuencia de actuación que cada solución propone. En consecuencia, la empresa debe ser consciente que debe gestionar un cambio, tanto a nivel de procedimiento de trabajo como a nivel de personas. En las soluciones a medida, la participación de la empresa en el análisis de la solución provoca que la gestión del cambio sea más sencilla en las organizaciones. La participación de los trabajadores en el diseño unido a la adecuación de la solución a sus requerimientos, provoca que la satisfacción del usuario final aumente de forma considerable y en consecuencia, la empresa obtendrá un mejor resultado fruto de la explotación futura y satisfactoria de la solución.

Flexibilidad

Las soluciones de gestión de almacén desarrolladas a medida mediante herramientas certificadas de SAP permiten adecuar la solución tanto a los requerimientos iniciales de la empresa como a los futuros cambios que puedan producirse en un futuro. Sin embargo, las soluciones paquetizadas disponen de una funcionalidad predefinida y una hoja de ruta donde se recoge la evolución funcional que está previsto que la solución incluya.
Código fuente. Uno de los principales problemas de la utilización de soluciones paquetizadas en la propiedad del software. Cuando uno se dispone a utiliza un producto desarrollado por un tercero con una comercialización previo pago de su licencia, el cliente no puede disponer del código fuente y en consecuencia asume un determinado riesgo asociado a su inversión. Sin embargo, en las soluciones a medida, el cliente es propietario el producto contratado permitiendo disponer del código fuente para su uso interno (modificaciones, ampliaciones, re-instalaciones etc.).
Tecnología. A nivel tecnológico no existen diferencias entre la utilización de un enfoque u otro ya que ambas soluciones utilizan las herramientas certificadas por SAP para integrar desarrollos externos. La utilización de SAP Integration Framework y de las licencias de acceso indirecto de SAP Business One son necesarias para el uso de cualquiera de los dos enfoques de proyecto, con lo que en ambos casos se garantiza su sostenibilidad a lo largo del tiempo.

Resumen

En resumen, a la hora de elegir una solución de gestión de almacén en SAP Business One, es conveniente que la empresa realice un análisis interno de los procedimientos de trabajo que desee implantar y evite en la medida de lo posible, seleccionar una herramienta u otra sin conocer perfectamente a que ha de renunciar cuando selecciona una u otra solución. Simplemente el hecho de compartir el análisis interno con las empresas que se encuentran en disposición de presentar una oferta, obliga a los proveedores a exponer como su solución da respuesta a cada uno de los requerimientos compartidos, y en caso de no poder dar respuesta a su totalidad, nos permitirá conocer las carencias o diferencias que existen entre mis procedimientos de trabajo y la herramienta, permitiendo de esta forma evaluar la situación de forma anticipada.

Además, en el caso de los sistemas de gestión de almacén en SAP Business One, no existe un producto que dé respuesta de forma satisfactoria a todos los modelos de almacén existentes ni a los procedimientos de trabajo requeridos por cada sector. En base a nuestra experiencia en implantaciones de sistemas de gestión de almacén en SAP Business One, las soluciones paquetizadas son adecuadas para pequeños almacenes de distribución donde la plantilla total del almacén esté compuesta por dos o tres operarios. Sin embargo, en caso de empresas productivas o de grandes almacenes de distribución, es más convenientes el uso de soluciones a medida que permitan a la empresa minimizar los errores de trabajo mediante la explotación optimizada de una solución de gestión de almacén hecha a medida que trabaje en tiempo real contra la base de datos de SAP Business One.