Digitalización de documentos en SAP Business One
Digitalización documental SAP
Descubre el addon de gestión documental que permite extraer los datos de un documento en formato digital o físico y generar el documento que necesitas. Además, simplifica el proceso de contabilización de facturas de proveedor.
Digitalización de documentos
- Ahorro de espacio físico de archivos y documentos impresos
- Protección de la información ante distintos factores externos que pueden dañar el material
- Gestión del tiempo en la consulta de datos
- Mejora de la productividad, sobre todo a la hora de simplificar las búsquedas.
- sostenibilidad ambiental
- Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
- Reciclaje profesional: desarrollo de competencias tecnológicas por parte de los trabajadores
- Simplifica el proceso de contabilización de facturas
Digitaliza tu empresa
Durante los últimos años y de manera acentuada durante la pandemia, nadie pone en duda las ventajas de los procesos digitales sobre todo en los procesos orientados al intercambio de documentación entre interlocutores comercias.
No obstante, a pesar del impulso de las organismos públicos y empresas privadas en avanzar en los procesos de la era digital, sigue siendo muy importante el volumen de documentos en papel que se gestionan en las organizaciones tanto públicas como privadas con los consiguientes costes que la gestión que conlleva.
Con este objetivo de maximizar el uso de información digital en las empresas, desde ARTERO CONSULTORES ofrecemos a nuestros clientes una tecnologías de digitalización documental en SAP Business One que permite automatizar el procesado de documentos mediante una tecnología asequible económicamente que extrae los datos de un documento físico o digital (en pdf) y los procesa en SAP Business One generando de manera automática en SAP Business One el documento correspondiente y enlazándolo con el documento de origen , ¿quieres descubrir como?
Si necesitas un módulo completo que también englobe esta función descubre nuestro módulo de administración y finanzas SAP.
Contabilización de facturas de proveedor
Recepción de facturas y extracción de los datos
El proceso se inicia mediante la descarga automática de los archivos adjuntos a los correos recibidos por una empresa y continua con el proceso de extracción de los datos posicionados en las facturas de proveedor, creando como resultado un fichero plano con el contenido de la factura para que sea procesado en SAP Business One.
Gestión de plantillas de facturas de proveedor
Aplicando la regla del 80/20 (el 80% de las facturas proceden del 20% de la cantidad total de proveedores) se diseñan las plantillas de las facturas de los principales proveedores de una empresa para garantizar la digitalización de entre el 85 y 90% de las facturas recibidas mensualmente en una organización.
Proceso de validación y contabilización a medida
Mediante los criterios incluidos en un algoritmo personalizado para cada empresa, el sistema localiza el documento origen (pedido o entrada de mercancías) en función de los datos extraídos y crear automaticamente la factura de proveedor vinculada al documento origen. El sistema permite el procesado de facturas coincidentes (relación uno a uno), múltiples o de servicios.
Digitalización SAP
El addon de digitalización documental permite generar de manera automática en SAP Business One las facturas de proveedor recibidas y localizando la entrada de mercancías origen.
¿Qué otras funciones tiene la digitalización de documentos SAP?
Además, el sistema deja anexado el documento original del proveedor directamente en SAP pudiendo ser consultado por cualquier usuario con permisos. De manera adicional, esta herramienta complementaria de SAP Business One permite digitalizar albaranes, CMR, pedidos de compra, partes de trabajo y cualquier otro documento de trabajo.
Inversión tecnológica en SAP
Si te encuentras en un proceso de transformación digital y eres usuario de SAP Business One, la digitalización de documentos es un proyecto evolutivo que permite reducir los costes administrativos en cualquier organización y minimizar los errores de gestión. Esta inversión tecnológica aportará grandes beneficios que se convertirán rápidamente en esenciales para tu negocio.
Preguntas Frecuentes
¿Permite procesar facturas en formato papel?
En el caso de que determinadas facturas de algún proveedor sean recibidas en formato papel, el sistema puede ser enlazado con la gran mayoría de modelos de escáner empresariales, desde los más sencillos hasta los ofrecidos por las empresas de alquiler. El sistema dispone de un componente de escaneo TWAIN que permite obtener el documento en formato pdf y ser depositado en la carpeta donde se lanza el mismo proceso de extracción de los datos como si se tratara de una factura recibida en formato digital.
¿Qué sucede si un proveedor me cambia el diseño de su factura?
La implantación del addon de digitalización documental de SAP Business One lleva asociado un servicio de mantenimiento mensual a través del cual un equipo de soporte presta un servicio de actualización de plantillas. Cuando un proveedor cambia el modelo de la factura, el sistema nos envía un aviso con una breve descripción del error en el procesado de un documento y nuestro equipo de IT se encarga de modificarlo y lanzarlo de nuevo sin que el usuario deba realizar alguna intervención
¿Quá ahorro supone a mi empresa la utilización de esta herramienta?
Un estudio realizado con los costes salariales de varias empresas de diferentes sectores estimaba que el coste de contabilizar una factura de un proveedor en un sistema de gestión empresarial ERP oscila entre los 3 y 3,5 euros en función del costes del empleado en cada empresa. La utilización de un software de extracción y contabilización automática de facturas hace que este coste se vea disminuido hasta los 0,60 – 1€ por factura, lo que supone una reducción de en torno a los 2,50€ por documento procesado.
¿Se puede hacer un proceso de digitalización a medida de mi empresa?
A pesar de que el proceso de contabilización de facturas de proveedor está muy definido en SAP Business One, existen pequeñas diferencias que pueden requerir de adaptaciones en el addon. La utilización de borradores de facturas o la vinculación de facturas con pedidos de proveedor en lugar de entradas de mercancías, son algunas de las variantes más comunes en este tipo de instalaciones.
Además, este tipo de tecnología puede ser utilizada para otro tipo de proyectos como por ejemplo la vinculación de la entrada de mercancías de proveedor con el pedido o el escaneo de un CMR firmado por un transportista.
¿Qué ocurre si recibo correo SPAM en la dirección de recepción de facturas?
No hay problema dado que el sistema diferencia entre los documentos adjuntos que tienen formato factura y el resto de documentos. Los documentos descargados que no corresponden a facturas son descartados por el proceso y depositados en una carpeta separada para ser puestos a disposición del usuario sin que interfieran en el proceso.
Contacta con nosotros
¿Te gustaría conocer más sobre la digitalización documental de SAP Business One? No dudes en completar nuestro formulario de contacto, y nuestro equipo de expertos en SAP Business One estará encantado de ponerse en contacto contigo para responder a tus preguntas y proporcionarte toda la información que necesitas. ¡Esperamos tu mensaje!