¿Cuáles son las ventajas de la digitalización documental?
La digitalización documental es determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas. Esta inversión tecnológica solo aporta beneficios esenciales para el negocio. Además, tras la situación generada a raíz de la crisis sanitaria y económica por la COVID-19, muchas empresas se han visto en la necesidad de digitalizar todos sus procesos, fomentando el teletrabajo y la adquisición de datos en tiempo real. Por ello, desde ARTERO CONSULTORES creemos de vital importancia reunir todas y cada una de las ventajas que supone la digitalización documental.
Siete ventajas de la digitalización en pymes
1. Ahorro de espacio físico
Los archivos y documentos impresos implican una necesidad de almacenaje físico. Gracias a la digitalización, ese espacio puede destinarse a otro fin más necesario, como por ejemplo, la creación de una zona de trabajo más cómoda.
2. Protección de los datos
El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, el riesgo de humedad o incluso la propia huella del paso del tiempo. El soporte digital protege la información. Podemos observar cómo un libro se deteriora con el paso de los años aunque haya estado muy bien cuidado. Esto mismo ocurre con los archivos en papel. Por ello, contando con archivos digitales, tanto en la nube, servidores como memorias externas, nos aseguraremos de que toda esta información permanece en el tiempo.
3. Gestión del tiempo en la consulta de datos
Un archivo físico puede tener el riesgo del desorden o la pérdida de algún documento. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. Es decir, por medio de una consulta rápida puedes acceder hasta la información exacta. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas, son muchos los minutos que ganas al final de la jornada.
4. Mejora de la productividad
Gracias a la integración de la tecnología en el proyecto de empresa, el personal adquiere una mayor destreza en la realización de las gestiones al simplificar las búsquedas. Cuando mejora la calidad de vida en el trabajo, incluso el bienestar emocional aumenta.
5. Responsabilidad social corporativa
Una empresa puede mostrar su compromiso social implicándose en causas importantes, como por ejemplo, la sostenibilidad ambiental. La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir. Pero gracias a la digitalización, podemos contribuir a preservar el Medio Ambiente y a evitar el derroche de papel de forma innecesaria.
6. Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
Este sistema ofrece medidas de seguridad para filtrar quién tiene acceso a los contenidos.
7. La digitalización permite un reciclaje profesional
Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas. Y es que, la plantilla mejora con creces sus habilidades y mejora sus procesos, reciclándose, aprendiendo y desarrollándose profesionalmente.
Por tanto, la digitalización documental solo trae ventajas a la empresa. Una buena forma de conseguir la digitalización en pymes es con SAP Business One. También utilizamos herramientas de captura de imágenes y comunicaciones TWAIN. De este modo, podemos digitalizar albaranes, facturas, pedidos de compra y otros documentos gracias a la digitalización certificada. ¿A qué estás esperando? ¡Escríbenos y digitaliza tu negocio!
