¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de las pymes?
Qué es la digitalización de las pymes
La digitalización es determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas. Esta inversión tecnológica solo aporta beneficios esenciales para el negocio. Además, tras la situación generada a raíz de la crisis sanitaria y económica por la COVID-19, muchas empresas se han visto en la necesidad de digitalizar todos sus procesos, fomentando el teletrabajo y la adquisición de datos en tiempo real. Por ello, desde ARTERO CONSULTORES creemos de vital importancia reunir todas y cada una de las ventajas que supone la digitalización documental.
Siete ventajas de la digitalización en pymes
1. Ahorro de espacio físico
Los archivos y documentos impresos implican una necesidad de almacenaje físico. Gracias a la digitalización, ese espacio puede destinarse a otro fin más necesario, como por ejemplo, la creación de una zona de trabajo más cómoda.
2. Protección de los datos
El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, el riesgo de humedad o incluso la propia huella del paso del tiempo. El soporte digital protege la información. Podemos observar cómo un libro se deteriora con el paso de los años aunque haya estado muy bien cuidado. Esto mismo ocurre con los archivos en papel. Por ello, contando con archivos digitales, tanto en la nube, servidores como memorias externas, nos aseguraremos de que toda esta información permanece en el tiempo.
3. Gestión del tiempo en la consulta de datos
Un archivo físico puede tener el riesgo del desorden o la pérdida de algún documento. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. Es decir, por medio de una consulta rápida puedes acceder hasta la información exacta. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas, son muchos los minutos que ganas al final de la jornada.
4. Mejora de la productividad
Gracias a la integración de la tecnología en el proyecto de empresa, el personal adquiere una mayor destreza en la realización de las gestiones al simplificar las búsquedas. Cuando mejora la calidad de vida en el trabajo, incluso el bienestar emocional aumenta.
5. Responsabilidad social corporativa
Una empresa puede mostrar su compromiso social implicándose en causas importantes, como por ejemplo, la sostenibilidad ambiental. La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir. Pero gracias a la digitalización, podemos contribuir a preservar el Medio Ambiente y a evitar el derroche de papel de forma innecesaria.
6. Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
Este sistema ofrece medidas de seguridad para filtrar quién tiene acceso a los contenidos.
7. La digitalización permite un reciclaje profesional
Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas. Y es que, la plantilla mejora con creces sus habilidades y mejora sus procesos, reciclándose, aprendiendo y desarrollándose profesionalmente.
Por tanto, la digitalización solo trae ventajas a la empresa. Una buena forma de conseguir la digitalización en pymes es con SAP Business One. También utilizamos herramientas de captura de imágenes y comunicaciones TWAIN. De este modo, podemos digitalizar albaranes, facturas, pedidos de compra y otros documentos gracias a la digitalización certificada. ¿A qué estás esperando? ¡Escríbenos y digitaliza tu negocio!
Pasos a seguir en la digitalización en pymes
Si hablamos de digitalizar toda la documentación de un negocio, al principio puede parecer abrumador. No obstante, siguiendo estos pasos es mucho más sencillo:
1. Recopilar los documentos a digitalizar
El paso que más tiempo suele llevar es la selección de los documentos a digitalizar y la eliminación de elementos innecesarios para esta tarea (carpetas, clips, archivadores etc). Esto también te servirá para hacer limpieza de todos aquellos documentos que ya no son útiles para tu negocio. Es probable que los documentos a digitalizar provengan de varias partes de la empresa por lo que sería recomendable contar con la colaboración de varios sectores.
2. Pasar la documentación por el escáner
Se puede hacer de forma manual, algo que no está mal si la cantidad de información no es muy alta… pero probablemente necesitarás ayuda de profesionales. Además existen programas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) donde se podrán transformar las imágenes de los documentos a digital y te permitirá crear documentos de texto editables.
Por ejemplo, en Artero Consultores ofrecemos a nuestros clientes una tecnología de digitalización en SAP Business One que permite automatizar el procesado de documentos mediante una tecnología que extrae los datos de un documento físico o digital (en pdf) y los procesa desde el ERP generando de manera automática en su propia interfaz el documento correspondiente y enlazándolo con el documento de origen.
3. Guardar la información
Este paso es fundamental para poder acceder a estos archivos de forma sencilla en el futuro. Para esto será necesaria la organización de los documentos por fechas, temas y con un nombre que indique rápidamente su contenido.
Contrata a expertos en la digitalización para pymes
Una vez realizado el proceso de digitalización de documentos, necesitarás un gestor que te ayude a organizar, a filtrar y te recomiende un software para gestionar toda la nueva documentación digitalizada en la nube.
Desde Artero Consultores ofrecemos un servicio de asesoramiento integral para definir la estructura tecnológica óptima de cada empresa, dando como resultado una planificación tecnológica diferida en el tiempo que simplifique el proceso de transformación digital de cada empresa.
Utiliza herramientas como SAP Business One para la digitalización
Una buena forma de conseguir la digitalización en pymes es con SAP Business One, una de las herramientas tecnológicas más usadas por empresas en el mundo digital. Nos ocupamos no solo de implantarla y de formar a los trabajadores, sino de seleccionar y personalizar las herramientas que harán que tu empresa mejore rápidamente el rendimiento de sus funciones.
También utilizamos diferentes métodos de captura de imágenes y comunicaciones TWAIN. De este modo, podemos digitalizar albaranes, facturas, pedidos de compra y otros documentos gracias a la digitalización certificada.
¿A qué estás esperando? ¡Escríbenos y digitaliza tu negocio!
