EDI, digitalización de facturas y firma digital: ¿Qué es cada uno de estos términos?
Como hemos comentado en otros posts anteriores, la transformación digital en ámbito empresarial está obligando a las organizaciones a iniciar procesos de digitalización que les permitan adaptarse a los requerimientos de su entorno. Debido a este proceso, durante los últimos años están surgiendo nuevos conceptos que han pasado a formar parte de nuestro día a día pero que pueden llegar a confundirse por el parecido de los términos pero que muy poco tienen que ver a la hora de utilizarse, es el caso de EDI, digitalización de facturas y la firma digital. ¿Sabes en qué consiste cada término? ¡Te lo explicamos de forma sencilla!
EDI (Electronic Data Interchange)
Estas siglas hacen referencia al intercambio electrónico de datos y ficheros. Se basa en intercambiar ficheros en formato XML de pedidos, albaranes, facturas y otros documentos a través de un intermediario, como pueden ser EDICOM o SERES.
Estos intermediarios son los encargados de validar y procesar los ficheros entre el proveedor y el cliente. Para ello, el sistema de gestión de la empresa debe estar perfectamente preparado tanto para generar como para recibir ficheros XML. A pesar de que la estructura de un fichero EDI está basada en un estándar común, la estructura definitiva de estos ficheros varía sensiblemente en función del intermediario y de los requerimientos determinados por cada interlocutor comercial.
El sistema de traspaso de archivos electrónicos EDI permite sustituir los documentos impresos y agilizar los procesos gracias a la automatización de las transacciones. Sus principales ventajas son:
- Ahorro de tiempo y en consecuencia un aumento de la eficiencia del puesto de trabajo correspondiente.
- Reducción de los errores de introducción de la información.
- Mejora la experiencia del usuario.
En la actualidad, son cada vez más las grandes plataformas comerciales que “recomiendan” a sus proveedores o clientes la utilización de este tipo de intercambio de ficheros como es el caso de El Corte Inglés o la central de compras de Carrefour (Socomo).
Digitalización de facturas
Si bien los términos pueden confundir y llevar a pensar de forma incorrecta en un proceso similar al intercambio de ficheros EDI, no es lo mismo. La digitalización de documentos consiste en la extracción de la información de un archivo PDF o de papel y la interpretación de la información por el sistema de gestión empresarial.
El punto de partida de la solución es la utilización de una herramienta de reconocimiento de texto. Este tipo de soluciones tradicionalmente estaban basadas en sistemas OCR pero en la actualidad ha ido evolucionando la tecnología y actualmente se utilizan herramientas basadas en la inteligencia artificial. Entre las múltiples aplicaciones que tiene el uso de esta tecnología, el uso más extendido en el mundo empresarial es el del procesado de las facturas de proveedor recibidas. Para ello, el sistema de digitalización de facturas se encarga de “leer” o de extraer los datos del documento pdf recibido, interpreta el remitente y de manera automática crea una factura o un borrador de esta en el ERP con toda la información capturada. Las ventajas principales de la utilización de la digitalización documental son las siguientes:
- Automatiza la recepción y contabilización de facturas de proveedor.
- Supone una elevada reducción de los costes de recepción, introducción y contabilización.
- Aumenta la productividad de la empresa.
- Minimiza errores de contabilización.
- Permite localizar de forma rápida documentos enlazados.
- Se simplifica el proceso de contabilización de facturas.
Firma digital de facturas
Introducir una firma digital en las facturas consiste en incluir una firma electrónica en una factura emitida. Gracias a ella, podemos identificar a la persona que ha firmado la factura y comprobar que este documento es el original.
Para ello, es necesario utilizar un certificado digital que identifique a la persona o a la empresa y para ello se requiere de la utilización de un sencillo software que lo incorpore de manera automática cuando se genera una factura de venta en el software de gestión ERP. Ahora bien, muchas empresas se preguntarán el por qué debemos firmar las facturas de forma digital. Estas son sus ventajas:
- Es un proceso sencillo y rápido.
- Aporta credibilidad y transparencia ante el receptor.
- Su validez es total y cuenta con respaldo legal.
- Aumenta la seguridad de cada transacción.
