El uso obligatorio de la factura electrónica en las PYMES y autónomos

Recientemente el Gobierno de España ha aprobado en el Congreso de los Diputados la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas a través de la cual todas las empresas estarán obligadas a subir sus facturas de clientes en formato digital a una plataforma de la Administración General del Estado. De esta forma, el gobierno quiere aumentar su presión sobre el fraude fiscal entre empresas.

Dicha obligatoriedad se encuentra actualmente en vigor cuando una empresa debe de facturar a una administración pública. Así, tendrá que subir las facturas a través de la plataforma FACE en formato Facturae. Con la nueva ley, dicha obligación se amplía a las empresas y los autónomos que se emitan facturas entre sí, no estando afectadas las empresas o autónomos que emitan facturas al consumidor final (personas físicas).

Está previsto que durante los próximos días se publique el Boletín Oficial del Estado de la nueva Ley donde se incluirán los detalles del nuevo procedimiento.

Obligaciones para PYMES y autónomos en el uso de la factura electrónica

• Emitir facturas electrónicas con otras empresas y autónomos.
• Permitir visualizar, descargar e imprimir las facturas emitidas a los receptores de manera gratuita y sin necesidad de imprimirlas.
• Mantener el acceso del receptor de las facturas electrónicas durante 4 años aunque hayan dejado de ser clientes.

Plazos para la obligatoriedad del uso de la factura digital.  

Como ocurrió con la implantación del Suministro Inmediato de la Información hace unos años, el Gobierno otorga a las empresas y autónomos un plazo para adaptar sus sistemas informáticos de gestión a la nueva normativa. Los plazos de entrada en vigor son los siguientes:

• Para empresas que facturen más de 8 millones de euros: Tienen un plazo de 1 año a partir de la publicación del BOE de la Ley Crea y Emprende, o lo que es lo mismo, entrará en vigor en septiembre de 2.023.
• Para empresas cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros: El plazo aumenta hasta los 3 años con lo que tendrán de plazo hasta septiembre de 2.025 para adaptar sus sistemas.

Esto plazos indicados pueden sufrir cambios tras la publicación oficial del BOE.

¿La factura electrónica tiene que estar firmada digitalmente?

La factura electrónica debe garantizar la integridad del dato. Es decir, debe mantener una trazabilidad fiable de la entrega de bienes o la prestación de servicios con la factura correspondiente. Para ello, legislación permite tres procedimientos de trabajo:

• La firma electrónica mediante certificado digital a través de la generación de un archivo PDF mediante el sistema de gestión empresarial e incorporar la firma electrónica.
• Intercambio electrónico de datos (EDI).
• Otros medios verificados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

¿Qué herramientas necesito implementar para cumplir con los requisitos?

Estas nuevas obligaciones indicadas anteriormente deben de ser resultas mediante la puesta en marcha de herramientas tecnológicas. A continuación se exponen una serie soluciones que simplifican la gestión por parte de la empresa y resuelven los requerimientos de la normativa:

• Herramienta de generación, firma y envío de facturas electrónicas. En los principales programas de gestión empresarial del mercado se incluyen herramientas para la generación de ficheros XML firmados mediante certificado digital (FacturaE). Una vez generado el fichero, se puede acceder de forma manual a la plataforma de FACe y subir el fichero, o por el contrario, existen soluciones automáticas que permiten generar el fichero, firmarlo y subirlo de forma automática desde el propio ERP, como por ejemplo SAP Business One.
• Intranet de facturas de cliente (FacturaE). Para permitir a los clientes consultar y descargar las facturas en formato PDF, es aconsejable la utilización de una plataforma web que esté conectada con el ERP (software de gestión empresarial). En ella, se podrá publicar de manera automática las facturas que se vayan subiendo a la plataforma FACe. Este tipo de plataformas permiten alcanzar un buen nivel de seguridad tanto al cliente (usuario) como a la empresa (propietario del dato). Y, además, permiten controlar y limitar el acceso de los clientes a la información del sistema.

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